Для реализации крупных инвестиционных проектов зачастую используют специальную форму управления производимыми мероприятиями – проектный офис.
Данную организационную структуру еще иногда именуют офисом управления проектами.
Речь идет об обособленном структурном подразделении организации, основное назначение которого – оказывать поддержку руководителю инвестиционного проекта по управлению командой проекта, собирать необходимую информацию, разрабатывать и внедрять стандарты бизнес-процессов.
Руководящая роль проектного офиса
Чем выше значимость инвестиционного проекта, тем выше место, которое проектный офис может занимать в структуре компании, и тем больше полномочий у руководителя проекта.
Наиболее крупным организационным образованием по управлению проектами является корпоративный проектный офис (сокращенно – КПО), обладающий максимально широкими полномочиями в процессе разработки и создания инвестиционных проектов.
Проектные офисы, как правило, возглавляются руководителями инвестиционных проектов, которые по своему должностному положению подчиняются руководителю компании.
При этом может иметь место как непосредственное подчинение (прямое подчинение руководителю компании), так и опосредованное (в случаях, когда проектный офис создается на уровне одного из структурных подразделений – отдела, управления компании).
Руководитель проектного офиса (должность может именоваться по-разному: администратор проектного офиса, директор проектного офиса) осуществляет управление проектным офисом в строгом соответствии со своими служебными обязанностями и несет персональную ответственность за результаты его работы.
Задачи проектного офиса
В зависимости от специфики инвестиционного проекта, на проектный офис могут возлагаться самые разнообразные задачи, начиная от проведения тренингов и консультаций менеджеров руководящего звена, разработки специализированного программного обеспечения, заканчивая возложением и несением ответственности за достижение конечных результатов.
Обеспечивая управление портфелем инвестиционных проектов, проектный офис учитывает их взаимное влияние друг на друга, готовит решения на основе специфики подходов к планированию ресурсов и «перетасовок» в портфеле проектов.
Надлежащая организация проектного офиса (офиса управления проектами) должна соответствовать специальным стандартам в данной сфере (к примеру, РМВОК и (или) PRINCE2).
Функции проектного офиса
К числу основных функций проектного офиса относят следующие:
[1] обеспечение соответствия процесса управления проектами установленным стандартам;
[2] подготовка специализированных кадров, принимающих участие в управлении проектами, их обучение;
[3] совершенствование инфраструктуры управления проектами;
[4] постоянный контроль за процессами управления проектами;
[5] подготовка рекомендаций по принятию решений в рамках инвестиционных проектов для руководства компании;
[6] подготовка периодической (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и т.п.) отчетности по ключевым направлениям подготовки и реализации инвестиционного проекта;
[7] управление процессом документооборота в рамках создания инвестиционного проекта.
Этапы внедрения проектного офиса
Процесс внедрения проектного офиса может быть разделен на несколько последовательных этапов.
Каждый этап логично вытекает из предшествующих этапов.
На первоначальном этапе требуется оценить текущий уровень способности компании управлять проектами.
Затем необходимо провести аудит текущих инвестиционных проектов, сформировать их реестр.
Далее производится создание реестра ресурсов, который приобщается к общей документации инвестиционного проекта.
Отдельным этапом внедрения проектного офиса являются мероприятия, связанные с обучением руководящего состава компании, разработкой локального нормативного акта (положения) о проектном офисе, должностных инструкций руководителя (руководителей) проектного офиса.
Затем наступает этап подбора кандидатов на замещение должностей в проектном офисе, прием их на работу, проведение их обучения и аттестации.
Заключительными этапами внедрения проектного офиса являются разработка форм отчетности проектного офиса, внедрение проектного офиса в эксплуатацию и его сопровождение в течение заранее определенного периода.
Преимущества внедрения проектного офиса
Внедрение проектного офиса положительно влияет на большинство бизнес-процессов, происходящих в рамках инвестиционного проекта.
Основными преимуществами внедрения проектного офиса являются:
а) существенное снижение затрат на управление проектами,
б) наличие независимого и объективного источника информации о состоянии дел внутри проекта,
в) обеспечение надлежащего уровня согласованности проектов и их реализация в соответствии со стратегией компании.
Таким образом, проектный офис является действенным инструментом, способным существенно повысить эффективность процесса создания и внедрения инвестиционного проекта.
