Как грамотно организовать внутренний и внешний контроль в менеджменте: методы контроля в организациях и на предприятиях

Для эффективной деятельности компаниям необходим разноплановый контроль. Он может быть внешним и внутренним, предварительным и т.д. Востребованы разные виды контроля в менеджменте в зависимости от сферы деятельности предприятия, размеров штата, целей руководства фирмы, рынков сбыта продукции.

Понятие контроля и регулирования в менеджменте

По определению контроль – это основная управленческая функция, включающая качественную и количественную оценку результатов деятельности организации, учет эффективности работы сотрудников на предприятии, сравнение с утвержденными планами, показателями роста (продукции, продаж, рынков сбыта) и т.д.

Сущность контроля в организации заключается в регулировании:

• постановки целей;
• выполнения плана;
• развития процесса.

Вид административной деятельности состоит из следующих этапов:

• наблюдения;
• оценки и анализа;
• урегулирования выявленных сложностей.

Понятие контроля предполагает стратегический непрерывный процесс в рамках цикла работы предприятия, организации, подразделений и т.д. Инструмент позволяет управленцам воздействовать на объект для корректировки деятельности, реализации запланированной цели.

Основные задачи контроля:

• сбор информации о деятельности, процессе, результатах;
• систематизация и учет данных;
• оценка значимости и состояния полученных результатов, выявление недочетов, отклонений от утвержденных стандартов (нормативов, плановых заданий);
• анализ недостатков, дестабилизирующих работу сотрудников факторов;
• прогнозирование последствий ситуации для предприятия;
• обоснование необходимости корректирующих действий;
• коррекция отчетности по производственным и финансовым показателям;
• разработка новых мероприятий по достижению целей и т.д.

Грамотное построение системы контроля позволяет:

• повысить эффективность работы компании;
• вовремя корректировать недочеты и предотвращать сбои в работе;
• повышать результативность хозяйственной деятельности;
• отслеживать соблюдение правил и стандартов, зафиксированных во внутренней документации организации;
• поддерживать деятельность компании в требуемом русле, с соблюдением региональных и федеральных законов;
• отмечать точки роста, открывать новые направления;
• сохранять материальные активы, предотвращать финансовые потери;
• предупреждать утечку данных и т.д.

Классификация контроля

Понятие классифицируется по временному признаку, форме, принципам реализации, степени охвата, порядку осуществления, субъекту и т.д. Подтипы экономисты выделяют с учетом похожих элементов, структуры, целевых характеристик.

По степени охвата объекта

Классификация по степени охвата объекта регулирования включает следующие типы:

1. Сплошной (полный). Требует наблюдения за структурными элементами компании, процессами и т.д. Рекомендован в ситуациях, когда недопустим пропуск брака, некачественного обслуживания на следующие этапы. Менеджер проверяет весь объем запланированной работы, каждую единицу продукции. Примеры сплошного контроля встречаются на производствах полного цикла и в небольших цехах.
2. Выборочный. Представляет собой точечный контроль, который используется в качестве дополнительного регулирования технологических процессов. Рекомендован для внедрения на массовых производствах, на которых изделия выпускаются большими партиями и тщательная проверка замедлила бы поставки. Предусматривает проверку выборки изготовленных вещей, которая позволяет выявить те, что не соответствуют общим требованиям по качеству, составу и т.д. Примером служит контрольная закупка нескольких предметов из партии в сетевом магазине.

По режиму

По режиму и времени осуществления контроль подразделяется на:

• предварительный;
• текущий;
• заключительный (итоговый).

Предварительный проводится с помощью тестирования, изучения документации, проверки рабочей квалификации. Предшествует активной деятельности на производстве и запланированным результатам.

Задача такого контроля заключается в определении готовности подразделений организации к выполнению разного масштаба задач. Это позволяет оценить готовность рабочих мощностей, системы управления, производственного аппарата к предстоящей деятельности.

Текущий вид контроля осуществляется для поддержания стабильности производимых рабочих процессов с начала до регистрации запланированных результатов.

Проверки проводятся одновременно с деятельностью сотрудников компании.

Итоговый выполняется на завершающем этапе. Его объектом могут являться результаты запланированной деятельности. В качестве инструментов используются статистика, отчеты, планы, рабочая документация, виды продукции, схемы эффективности работы, графики, показатели сотрудников и т.д.

После всестороннего анализа деятельности за выбранный период, преимуществ и недочетов проводится оценка достижения результатов. По итогам могут быть составлены планы, инструкции, рекомендации для внедрения новых положений. Одна из задач итогового контроля заключается в предотвращении последующих сбоев в работе, появления некачественных изделий.

По уровню субъекта контроля

Субъектом менеджерского контроля в компании, на предприятии является специалист, собственник фирмы, член ревизионной комиссии и т.д. Лицо или группа для изучения совершает порученные действия, соблюдает установленные требования.

Кадровая структура контроля обеспечивает распределение контрольных функций.

Регулирование работы проводится владельцами компании либо сотрудниками при выполнении порученных обязанностей или по причине наличия у них соответствующих прав.

Субъекты контроля классифицируются по следующим уровням в зависимости от их значимости:

1. К первому относятся владельцы, акционеры, управленцы организации, осуществляющие косвенный или непосредственный контроль. Они могут привлекать к деятельности дополнительных внешних аудиторов, экспертов в разных сферах и т.д.
2. На втором уровне работают субъекты, в обязанности которых не входят непосредственные проверки. Однако при необходимости специалисты могут реализовывать управленческие функции (в подразделениях, отделах, на производственных участках).
3. К третьему относятся должностные лица, обязанности которых имеют непосредственные контрольные опции. Примерами являются сотрудники планово-экономического отдела, бухгалтерии.
4. На четвертом уровне функционируют специалисты, в обязанностях которых, помимо оценки, регулирования, есть и другие задачи на предприятии (представители бухгалтерии, отдела IT, службы безопасности, административного аппарата).
5. К субъектам пятого уровня относятся представители компании, осуществляющие некоторые аспекты контроля. Специалисты могут работать в отделе внутреннего аудита, технической проверки, в ревизионной комиссии и т.д.

По источнику субъекта контроля

Перечень возможных объектов контроля широкий.

Современные эксперты выделяют следующие группы:

• органы исполнительной власти (не правоохранительные структуры);
• банковские организации;
• органы законодательной власти;
• аудиторы;
• общественные организации;
• ведомственные и внутрикорпоративные структуры;
• правоохранительные органы и т.д.

По форме

По форме контроля выделяют следующие подтипы:

1. Активный. Призван предотвращать возможные отклонения от поставленного плана, опережать возможные нарушения.
2. Пассивный. Проводится параллельно со сбоями в работе. Контролирующие отделы реагируют повышением внимания к производственному участку, выявляют причины, изменяют методы оценок, планирования, разрабатывают новые стратегии.

В менеджменте применяются следующие формы регулирования:

1. Правовая. Осуществляется в сферах муниципального и государственного управления. Обеспечивает соблюдение законов, точность выполнения предписаний должностными лицами, субъектами в регионах и т.д.
2. Экономическая. Применяется в сферах регулирования экономики и включает бухгалтерские, финансовые, ревизионные, статистические проверки.
3. Производственно-техническая. Организуется в сфере производственной деятельности и позволяет оперативно вносить корректировки в этапы, выполнять краткие замечания, формировать новые стандарты и пр.

По периодичности

По срокам проверок выделяют контроль:

1. Оперативный. Проверки обычно непродолжительные (или частые, если необходимо функциональное регулирование финансовой деятельности в организации). Могут выполняться субъектом 1 раз в неделю либо месяц. Проводятся по согласованному с руководством графику.
2. Плановый. Выполняется тщательно, более продолжителен. Организуется 1 раз в полугодие или год. Для процедуры предусмотрен стандартизированный регламент. На некоторых предприятиях плановые проверки выполняются 1 раз в 2–3 года. Изучаемая организация имеет время на подготовку документации, финансовых показателей, состояния цехов на предприятиях и т.д.
3. Внеплановый. Может осуществляться без предварительного информирования руководителей, собственников компании и без привязки к регулярному графику. Данные о содержании деятельности, параметрах оценки контролирующих органов не разглашаются. Пакет запрашиваемых и изучаемых документов проверяемым предприятиям часто не сообщается.

Формы контроля в менеджменте

По форме в теории контроль может быть следующих подвидов:

• финансовым;
• техническим;
• административным.

Типы проверок отличаются предметом изучения, регулярностью, критериями оценки, стандартами и пр.

Финансовый

Проводится посредством получения от хозяйственных подразделений, отделов предприятий финансовых отчетов и другой внутренней документации.

При анализе изучаются основные экономические параметры компании, производства, цеха.

Решающими выступают:

• уровень прибыли (за полугодие, год);
• эффективность капиталовложений;
• издержки производства;
• финансовое состояние;
• обеспеченность компании собственными средствами и пр.

Административный

Распространяется на процессы отделов, структуры предприятия и принципы управления ими. Отличается иерархической структурой.

Объектами проверок являются:

• производственный процесс;
• хозяйственная деятельность;
• точность выполнения плановых задач;
• соблюдение сроков поставок;
• регулирование деятельности рабочих групп и т.д.

Административное регулирование состоит из поэтапных исследований, оценок, замеров и пр. Комплексный отчет составляют по результатам разнопланового изучения работы компании.

Как организовать внутренний и внешний контроль в менеджменте

Этапы процесса контроля:

• определение характеристик развития и функционирования компании;
• формирование модели управления фирмой;
• подготовка плана замера результатов, мест проведения контрольных действий;
• сбор сведений о достигнутых целях;
• сопоставление итогов с утвержденными нормативами;
• выявление недочетов, отклонений от намеченного результата;
• корректировка работы организации;
• пересмотр планов, модификация задач;
• совершенствование системы управления и технологии производства.

Эффективность контроля отличают:

• нацеленность на результат;
• стратегическая направленность;
• гибкость;
• своевременность;
• экономичность мероприятий;
• универсальность предлагаемых формул;
• соответствие бизнес-задачам;
• качество и т.д.

Для поддержания работы компании необходимо разрабатывать стандарты регулирования, наладить двустороннее взаимодействие между подразделениями, использовать методы стимулирования, оптимизировать производство и т.д.